L'indipendenza è uno dei valori cruciali per l'EFSA. In linea con la propria strategia, l'Autorità s’impegna a salvaguardare l'indipendenza dei propri esperti, metodi e dati da qualsiasi indebita influenza esterna e a mettere in atto meccanismi per raggiungere tale obiettivo.
L’Autorità mette in atto una nutrita serie di meccanismi interni e prassi di lavoro per garantire l’indipendenza della propria attività scientifica e per evitare conflitti di interesse. Essi sono tutti raccolti e illustrati nel documento che descrive la politica di indipendenza dell'EFSA, aggiornata nel giugno 2017. La politica viene messa in atto mediante le norme stabilite dalla “decisione sulla gestione di interessi conflittuali”.
Buone prassi di valutazione del rischio
L’EFSA ha sviluppato un insieme completo di buone prassi di valutazione del rischio che guidano l’operato del suo comitato scientifico e dei suoi gruppi di esperti scientifici. Il comitato scientifico ha inoltre adottato una serie di raccomandazioni tese alla trasparenza nella valutazione del rischio, per garantire la massima trasparenza delle proprie attività scientifiche. Per maggiori informazioni vedere qui.
Tutti i pareri scientifici conclusivi adottati dal comitato scientifico e dai gruppi di esperti scientifici sono il risultato di deliberazioni e decisioni collegiali in cui ogni membro ha la medesima voce in capitolo. Nessuno degli esperti può esercitare singolarmente un’indebita influenza sulle decisioni del gruppo, fermo restando che le opinioni di minoranza vengono verbalizzate.
Divergenza scientifica
Prima di iniziare a lavorare a un parere scientifico, l'EFSA adotta una serie di misure per accertarsi di non duplicare il lavoro svolto da altri organismi consimili. In particolare, essa scambia informazioni sulle attività pianificate di valutazione del rischio con il foro consultivo dei rappresentanti degli Stati membri attraverso il portale OpenEFSA e una banca dati delle attività di valutazione del rischio pianificate dagli Stati membri.
L'EFSA si preoccupa inoltre di individuare quanto prima possibile eventuali divergenze scientifiche potenziali tra i suoi pareri e i lavori scientifici svolti dagli Stati membri o da altri organismi nazionali/regionali/internazionali. Nel caso in cui tali divergenze vengano individuate, l'EFSA dispone di una procedura per chiarire e/o risolvere questioni controverse, descritta nell’articolo 30 del regolamento istitutivo dell'EFSA e in una serie di linee guida per le buone prassi pubblicate dal foro consultivo. Tra il 2006 e il 2018 sono stati individuati e affrontati 13 casi di potenziale divergenza.
Selezione degli esperti scientifici esterni
I membri del comitato scientifico, dei gruppi di esperti scientifici e dei relativi gruppi di lavoro, nonché gli altri esperti esterni che contribuiscono all’attività dell’EFSA, sono scelti sulla base della loro esperienza e competenza scientifica nonché sulla base di criteri obiettivi e trasparenti. Durante il processo di selezione, gli interessi dichiarati dai candidati vengono esaminati attentamente per prevenire eventuali conflitti di interesse (vedi sotto).
Gestione degli interessi confittuali
L'EFSA vaglia sistematicamente le informazioni fornite da un esperto nella propria dichiarazione degli interessi (DoI) e giudica se un interesse dichiarato dia adito o meno a conflitto. Il processo di vaglio delle ADoI è coordinato e convalidato dal Servizio giuridico dell'EFSA.
Nel giugno 2017 il consiglio di amministrazione dell'EFSA ha adottato una nuova politica in tema di indipendenza, che affina il sistema precedente aggiungendovi una serie di garanzie supplementari. La politica aggiornata presenta ora le seguenti peculiarità:
- Una nuova definizione di cosa costituisce un conflitto di interessi, che allinea l'EFSA alle più recenti norme adottate dalla Commissione europea per i suoi comitati di esperti.
- Un insieme esaustivo di norme riguardanti il cosiddetto "periodo di astensione obbligatoria dall’attività professionale": agli esperti esterni verrà automaticamente impedito di aderire ai gruppi scientifici o ai gruppi di lavoro dell'EFSA se nei due anni precedenti siano stati impiegati, abbiano svolto attività di consulenza o prestato consulenza scientifica in organizzazioni attive in settori afferenti al mandato dell'EFSA. I periodi di astensione obbligatoria dall’attività si applicano anche agli esperti che abbiano ricevuto finanziamenti per attività di ricerca (superiori al 25% del finanziamento totale della ricerca) dai medesimi organismi.
- Obbligo per gli esperti di dichiarare la percentuale dei loro guadagni annuali ricevuti da qualsiasi organizzazione, ente o impresa con attività consimili a quelle dell'EFSA. Queste informazioni saranno pubblicate e utilizzate come parte integrante della valutazione delle DoI.
- Pubblicazione dell'elenco dei "borsisti istituzionali" dell'EFSA quali autorità nazionali e internazionali, università o istituti di ricerca.
- Gli esperti degli Stati membri che partecipano alle riunioni di revisione scientifica paritetica sono soggetti alle stesse misure di verifica e trasparenza applicabili agli esperti che siedono nei gruppi scientifici.
L'EFSA ha inoltre sviluppato apposite regole per attuare questa nuova politica. L'EFSA ha iniziato a metter in atto le nuove norme attuative stabilite nella sua decisione sulla gestione di interessi conflittuali a partire dal 1 ° luglio 2018. Le nuove norme sostituiscono i criteri utilizzati dall'EFSA fino al 30 giugno 2018 per vagliare le DoI, criteri che furono fissati nelle norme in materia di dichiarazione degli interessi del 2014.
Oltre alle restrizioni incondizionate che si applicano a soggetti assunti alle dipendenze di "industrie alimentari" o titolari di investimenti finanziari in operatori del settore alimentare, la valutazione della DoI tiene conto degli interessi dichiarati dall'esperto in rapporto al mandato del gruppo in questione. I criteri di selezione per ciascuna attività sono definiti in modo trasparente nell'allegato alla decisione EFSA sulla gestione degli interessi conflittuali .
Sulla base dell'esito del vaglio di ciascuna DoI, l'EFSA decide se il soggetto sia autorizzato o meno a partecipare al gruppo scientifico pertinente e, in caso affermativo, in che ruolo (ad esempio come presidente/vicepresidente o membro di un gruppo scientifico o di un gruppo di lavoro).
Oltre a questa periodica disamina degli interessi dichiarati, due volte l'anno l'EFSA riesamina regolarmente un campione rappresentativo delle DoI già controllate, onde verificarne completezza e allineamento alle norme dell'EFSA.
Se si riscontra che un esperto abbia omesso informazioni importanti che avrebbero portato all'individuazione di un CoI, l'EFSA può avviare una procedura di "violazione delle norme", che può portare all'adozione di una o più misure nei confronti dell’esperto in questione. Nel caso venga applicata una di tali misure, l'EFSA conduce una revisione della produzione scientifica a cui l'esperto abbia contribuito, onde chiarire se e in quale misura l’esperto abbia influenzato il contenuto dell’atto scientifico.
Gli esiti di tali procedure sono comunicati al consiglio di amministrazione e, dal 2019, l'EFSA pubblica una relazione annuale sulle attività in materia di indipendenza:
- Annual Report on the implementation of EFSA’s policy on independence for 2019. Reporting period: 1 January – 31 December 2019
- Annual Report on the implementation of EFSA’s policy on independence for 2018. Reporting period: 1 January – 31 December 2018
Dichiarazioni degli interessi
Tutti i membri del comitato scientifico, dei gruppi di esperti scientifici e dei gruppi di lavoro sono tenuti a sottoscrivere una dichiarazione d’impegno, che comporta anche l’obbligo ad agire in modo indipendente e a fornire una dichiarazione degli interessi su base annuale (ADoI) per ogni gruppo dell’EFSA di cui fanno parte.
Gli esperti sono tenuti a presentare un’ADoI prima di aderire al gruppo scientifico pertinente e ad aggiornarla almeno una volta all'anno, oppure non appena emerga un nuovo interesse o ne venga modificato uno già dichiarato.
Una ADoI contiene i dettagli di attività in corso e quelle degli ultimi cinque anni, classificati in base alle seguenti categorie:
- Investimenti finanziari
- Ruoli dirigenziali
- Impieghi
- Consulenze occasionali
- Appartenenza a organismi scientifici consultivi
- Finanziamenti alla ricerca
- Diritti di proprietà intellettuale
- Appartenenza o affiliazioni di altro genere
- Altri interessi pertinenti.
Gli esperti sono inoltre tenuti a dichiarare a voce eventuali interessi supplementari all'inizio di ogni riunione cui partecipano. Se un interesse viene dichiarato verbalmente, i membri del personale dell'EFSA lo esaminano e, se viene individuato un CoI, vietano all'esperto di prendere parte alla discussione. Le DoI orali e l’esito del vaglio o le misure adottate per prevenire il verificarsi di un CoI individuato sono riportati e documentati nel verbale di ciascuna riunione.
Il personale dell'EFSA
Il personale dell'EFSA agisce nell'interesse pubblico ed è soggetto a numerosi obblighi previsti dallo statuto del personale UE applicabile a tutti i dipendenti pubblici impiegati dalle istituzioni, dagli organismi o dalle agenzie dell'UE, compreso quello di agire in modo imparziale, con integrità, di evitare conflitti di interesse e di segnalarli non appena emergano. L'EFSA organizza periodiche sessioni di sensibilizzazione rivolte al proprio personale per favorire lo sviluppo di una cultura interna intollerante di ogni parzialità.
L'EFSA richiede ai candidati che facciano domanda per un posto vacante nel personale, nonché ai suoi agenti e funzionari di compilare un ADoI, che viene sottoposto a vaglio prima del reclutamento e garantisce che i membri del personale non siano assegnati a progetti dove siano stati individuati conflitti di interesse. Di propria iniziativa, anche se non vi è prescrizione di legge, l'EFSA pubblica sul proprio sito Internet le ADoI dei suoi dirigenti apicali.
Procedure di appalto e assegnazione di contributi finanziari
Le procedure di appalto pubblico dell'EFSA relative alle attività scientifiche dell'EFSA esigono che qualsiasi persona fisica o giuridica presenti una dichiarazione dei propri interessi.
Inoltre l'EFSA richiede che l'offerente o i richiedenti di contributi presentino una DoI per ogni membro dell’equipe che debba contribuire al progetto.
In tale contesto l'EFSA vaglia le DoI presentate e valuta se un interesse dichiarato dia adito o meno a conflitto in base ai criteri oggettivi e trasparenti di cui all'allegato 2 della decisione sulla gestione degli interessi conflittuali. Se vengono individuati CoI e l'offerente o il partecipante a una procedura di aggiudicazione di contributi non è in grado di prevenire il verificarsi del conflitto o di proporre un idoneo esperto alternativo, ciò comporta l'esclusione dell'offerente o partecipante interessato.