Einbeziehung der Interessengruppen in die Umsetzung der Transparenzverordnung

Im Rahmen eines Konzepts, das eigens zu diesem Zweck zwischen der EFSA und der GD SANTE abgestimmt wurde, wird die EFSA bei der Umsetzung der Verordnung (EU) 1381/2019 („Transparenzverordnung“) bis zu deren Inkrafttreten im März 2021 mit den Interessengruppen im Austausch stehen. Dieser separate Austausch erfolgt zusätzlich zur Weiterführung des EFSA-Ansatzes zur Einbeziehung der Interessengruppen gemäß dem Beschluss des Verwaltungsrats, der die Kriterien für die Erstellung einer Liste der Interessengruppen und die Gründung eines Stakeholder-Forums und eines Stakeholder-Büros regelt.

• Unabhängigkeit: Ungebührliche Einflussnahme wird zu keinem Zeitpunkt der Umsetzung geduldet. Die GD SANTE und die EFSA werden die Interessengruppen in eigens dafür vorgesehenen Foren über die Umsetzung der Transparenzverordnung informieren. Einzelheiten der Umsetzung werden mit den Interessengruppen grundsätzlich nicht erörtert, und es wird auch keinerlei Material gemeinsam mit ihnen erstellt. Außerhalb der dafür vorgesehenen Foren werden Beiträge einzelner Interessengruppen nicht tiefgreifend beantwortet.
• Transparenz: Für den gesamten Prozess ist volle Transparenz gewährleistet. Die Antworten der GD SANTE und der EFSA auf Fragen, Stellungnahmen, Anmerkungen und Rückmeldungen der Interessengruppen werden in den relevanten Foren vollkommen transparent dargestellt. Die Interessengruppen erhalten einen Zeitplan mit den vorgesehenen Veranstaltungen.
• Offenheit: Die GD SANTE und die EFSA informieren alle Interessengruppen rechtzeitig und nachvollziehbar über die Umsetzung.
• Inklusivität: In die Foren zur Erörterung der Umsetzung werden alle Interessengruppen ohne Unterschied einbezogen, und sie werden alle gleich behandelt. Zu Sitzungen, in denen es um allgemeine Themen geht, werden die Interessengruppen aller Kategorien eingeladen. Zu Fachgruppensitzungen, in denen die Expertise von Interessengruppen einer oder mehrerer Kategorien gefragt ist, werden auch andere Interessengruppen als Beobachter hinzugezogen.
• Flexibilität: Je nach Bedarf werden Vor-Ort- oder Online-Sitzungen durch öffentliche Konsultationen zum jeweiligen Thema ergänzt.
• Vermeidung von Doppelarbeit: Überschneidungen zwischen den bestehenden Stakeholder-Foren und den Foren für die Umsetzung der Transparenzverordnung sollten möglichst vermieden werden.

Die EFSA wird die Interessengruppen im Wesentlichen über zwei Kanäle in die Umsetzung einbeziehen – das Sounding Board und die Fachgruppen.

• Sounding Board: Das Sounding Board dient dazu, die Interessengruppen über den allgemeinen Stand der Umsetzung auf dem Laufenden zu halten, etwaige Stellungnahmen einzuholen und nach Möglichkeit auf Fragen einzugehen. Es setzt sich aus den Mitgliedern des Stakeholder-Büros und bis zu einem zusätzlichen Mitglied pro Stakeholder-Kategorie sowie Vertretern des Beirats und der Europäischen Kommission zusammen.
• Fachgruppen: Die Fachgruppen dienen dazu, die Interessengruppen über den Umsetzungsprozess zu informieren und Input zu einem Fachgebiet zu sammeln. Die Fachgruppen setzen sich aus relevanten Vertretern der Interessengruppen in EU-Agenturen und Mitgliedstaaten sowie Vertretern der Europäischen Kommission und Beobachtern zusammen.

Schriftliche Beiträge von Interessengruppen:

• Von Interessengruppen eingereichte Dokumente werden unter klarer Angabe ihres Titels sowie des Namens bzw. Verbands ihres Autors veröffentlicht. Die Veröffentlichung erfolgt auf der Website des Empfängers (EFSA oder GD SANTE). Die entsprechenden Webseiten der EFSA und der GD SANTE werden verlinkt, damit die Interessengruppen alle bei beiden Einrichtungen eingegangenen Dokumente überblicken können. Die Veröffentlichung der Dokumente setzt die Zustimmung ihres Senders voraus. Wenn der Sender diese Zustimmung nicht erteilt, erscheint auf der Webseite der Titel des Dokuments, der Name des Senders und ein Hinweis, dass er der Veröffentlichung auf der Website nicht zugestimmt hat.

Sitzungen mit Interessengruppen:

• Um volle Transparenz und Gleichbehandlung aller Interessengruppen zu gewährleisten, werden inhaltliche und sachliche Fragen nicht bilateral mit der EFSA und/oder der GD SANTE, sondern in Anwesenheit der Interessengruppen aller Kategorien in den dafür vorgesehenen Foren (z. B. dem von der EFSA eingerichteten Sounding Board) behandelt. Dabei ist volle Transparenz zu gewährleisten (z. B. durch die Veröffentlichung von Tagesordnungen, Berichten oder Aufzeichnungen aus den Sitzungen sowie von Teilnehmerlisten). Eher technische Fragen (z. B. zu standardisierten Datenformaten) werden je nach Bedarf in bestimmten Fachgruppen (z. B. den fachbezogenen Benutzergruppen der EFSA) mit den Interessengruppen geklärt.

Die Einrichtung des Sounding Boards wurde am 18. Dezember 2019 durch eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen auf den Weg gebracht. Die Frist läuft am 21. Januar 2020 ab, und die erste Sitzung des Sounding Boards ist für das erste Quartal 2020 vorgesehen.

Terms of reference

Members - updated in May 2020

1^st meeting - 23 March 2020 - Documents and presentations

2^nd meeting - 20 July 2020 - Documents and presentations

Fachgruppen werden bedarfsbezogen eingerichtet. Bislang gibt es eine Fachgruppe, die sich damit befasst, wie die IUCLID-Cloudanwendung der ECHA für Dossiers über Pestizide verwendet werden kann.

IUCLID für Pestizide

Terms of reference - updated April 2020

Members

1^st meeting - 6/7 November 2019 - Documents and presentations

2^nd meeting - 26/27 February 2020 - Documents and presentations

3^rd meeting - 21/22 April 2020 - Documents and presentations

4^th meeting - 17/18 June 2020- Documents and presentations

Notification of Studies Database

Terms of reference - updated April 2020

Members

1^st meeting – 19/20 February 2020 - Documents and presentations

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Meetings may be subject to change.