Mise en œuvre du règlement sur la transparence et engagement des parties prenantes

Pendant la période de mise en œuvre du Règlement (UE) 1381/2019 – "Règlement transparence », et jusqu'à son entrée en vigueur en mars 2021, l'EFSA interagira avec les parties prenantes conformément à un cadre d'engagement convenu et aligné de commun accord entre l'EFSA et la DG SANTE. Cette collaboration sera distincte et viendra s'ajouter à l’approche en matière d’engagement des parties prenantes qui se poursuivra conformément à la décision du conseil d'administration sur les critères d'établissement d'une liste de parties prenantes et la création du Forum des parties prenantes et du Bureau des parties prenantes.

Principes/cadres applicables

• Indépendance : Aucune influence indue ne sera autorisée à aucun moment durant la période de mise en œuvre du règlement. La DG SANTE et l'EFSA informeront les parties prenantes de la mise en œuvre du règlement sur la transparence dans des enceintes dédiées. Les détails de la mise en œuvre du règlement ne seront pas abordés avec les parties prenantes et aucun document ne sera produit conjointement avec les parties prenantes. Aucune réponse de fond ne sera fournie en réponse à des contributions individuelles provenant de parties prenantes en dehors des enceintes dédiées.
• Transparence : Une pleine transparence sera assurée tout au long du processus. La DG SANTE et l'EFSA répondront aux questions, positions, commentaires ou réactions des parties prenantes dans les enceintes concernées en toute transparence. Un calendrier des événements prévus sera communiqué aux parties prenantes.
• Ouverture : La DG SANTE et l'EFSA fourniront en temps utile des informations claires à toutes les parties prenantes sur la mise en œuvre du règlement.
• Inclusion : Les enceintes dédiées dans lesquelles la mise en œuvre sera discutée seront inclusives et les parties prenantes seront traitées sur un pied d'égalité dans les discussions. Lors des réunions de nature générale, toutes les catégories de parties prenantes seront invitées ; lors des réunions techniques où l'expertise d'une ou de plusieurs catégories spécifiques de parties prenantes est nécessaire, d'autres catégories seront également invitées en tant qu'observateurs.
• Flexibilité : Les réunions physiques et/ou en ligne seront complétées par des consultations publiques spécifiques si nécessaire.
• Non-duplication : Il ne devrait pas y avoir, dans la mesure du possible, de double emploi entre les forums existants de participation des parties prenantes et les forums dédiés à la mise en œuvre du règlement sur la transparence.

Principales enceintes d'engagement

L'EFSA s'engagera auprès des parties prenantes dans la mise en œuvre du nouveau règlement par le biais de deux canaux principaux : un organe de réflexion ainsi que des groupes techniques.

• Organe de réflexion : L'objectif de cet organe est de fournir des informations générales aux parties prenantes concernant la progression de la mise en œuvre du règlement, de recueillir les commentaires des parties prenantes et de répondre à leurs questions chaque fois que possible. Cet organe sera composé des membres du Bureau des parties prenantes et d'au maximum un membre supplémentaire par catégorie de parties prenantes, accompagnés de représentants du Forum consultatif et de représentants de la Commission européenne.
• Groupes techniques : L'objectif des groupes techniques est d'informer les parties prenantes sur le processus de mise en œuvre et de recueillir des contributions dans des domaines techniques spécifiques. Les groupes techniques seront composés de représentants concernés des parties prenantes des agences de l'UE, de représentants des États membres, de représentants de la Commission européenne ainsi que d'observateurs.

Réunions avec les parties prenantes et contributions écrites

Contribution écrite des parties prenantes :

• Les documents reçus de la part des parties prenantes seront publiés avec le titre du document ainsi qu’une identification claire du nom de la partie prenante/de l’association concernée. Les documents seront publiés sur le site web du destinataire (EFSA ou DG SANTE). Les pages web de l'EFSA et de la DG SANTE seront connectées afin de permettre aux parties prenantes d'avoir une vue d'ensemble claire de tous les documents reçus par les deux entités. La publication des documents n'aura lieu qu'avec le consentement de l'expéditeur. Si l'expéditeur ne marque pas son accord, la page web mentionnera le titre du document, l'expéditeur et indiquera que l'expéditeur concerné n'a pas donné son accord pour la publication sur le site web.

Réunions avec les parties prenantes :

• Afin de garantir la pleine transparence et l'égalité de traitement de toutes les parties prenantes, les questions de fond et les questions relatives au contenu seront abordées dans les enceintes dédiées, en présence de toutes les catégories de parties prenantes (par exemple, l’organe de réflexion mis en place par l'EFSA) et non de manière bilatérale avec l'EFSA et/ou la DG SANTE. Une transparence totale doit être assurée (par exemple grâce à la publication des ordres du jour, des rapports, des notes de réunion et des listes de participants). Les questions d'ordre technique (telles que celles portant sur les formats normalisés de données par exemple) seront abordées dans des groupes techniques spécifiques avec les catégories concernées de parties prenantes selon les nécessités (par ex. groupe d'utilisateurs techniques de l’EFSA).

Organe de réflexion :

Le lancement de l’Organe de réflexion a été finalisé le 18 décembre 2019 à la suite d’un appel à manifestations d’intérêt qui s’est clôturé le 21 janvier 2020. Les membres de l’Organe de réflexion ont été confirmés et leur première réunion a eu lieu le 23 mars 2020.

Terms of reference

Members - updated in May 2020

1^st meeting - 23 March 2020 - Documents and presentations

2^nd meeting - 20 July 2020 - Documents and presentations

Groupes techniques :

Des groupes techniques seront créés en fonction des besoins. À ce jour, un groupe technique a été créé pour se pencher sur l'utilisation du nuage IUCLID de l'ECHA pour les dossiers portant sur des pesticides.

IUCLID pour les pesticides

Terms of reference - updated April 2020

Members

1^st meeting - 6/7 November 2019 - Documents and presentations

2^nd meeting - 26/27 February 2020 - Documents and presentations

3^rd meeting - 21/22 April 2020 - Documents and presentations

4^th meeting - 17/18 June 2020- Documents and presentations

Notification of Studies Database

Terms of reference - updated April 2020

Members

1^st meeting – 19/20 February 2020 - Documents and presentations

Calendar of meetings

Meetings may be subject to change.