Modalità di trasmissione dati

Per trasmettere all'EFSA i dati sui contaminanti e sui residui e i dati analitici sugli additivi alimentari occorre rispettare i requisiti contenuti nelle linee guida EFSA riguardanti la descrizione standard dei campioni (Standard Sample Description, SSD) per i prodotti alimentari e i mangimi.

Le linee guida specificano gli elementi di dati, la struttura dei dati dei campioni e il formato dei risultati analitici per i contaminanti e i residui chimici presenti negli alimenti e nei mangimi e inclusi nei programmi di monitoraggio e controllo. Inoltre elencano le terminologie controllate e le regole di convalida per la standardizzazione della qualità dei dati.

I dati, conformi alle linee guida, devono essere trasmessi elettronicamente all'EFSA tramite il sistema di raccolta dei dati (Data Collection Framework, DCF), un'interfaccia web destinata in modo specifico allo scambio elettronico di dati.

Formati di trasmissione dati

I dati possono essere trasmessi tramite il DCF nei seguenti formati:

  • Extensible Markup Language (XML);
  • Microsoft (MS) Excel® (XLS) o formato con valori delimitati da virgole (Comma Separated Values, CSV) conformi alle linee guida sull'SSD.

Il formato da preferire è l'XML perché consente la convalida automatica del file attraverso uno schema XML disponibile nel documento Guidance on Data Exchange.

Per avere assistenza riguardo alla trasmissione dei dati, si può scrivere a data.collection [at] efsa.europa.eu.

Se si utilizzano i formati MS Excel® o CSV, tali formati devono essere conformi alle linee guida sull'SSD e alla seguenti regole di base:

  • il nome della colonna deve essere lo stesso riportato nella colonna "Element Name" della descrizione standard dei campioni;
  • se l'elemento di dati è collegato a un catalogo, si deve utilizzare il "codice" del catalogo;
  • gli elementi di dati obbligatori devono sempre essere compilati;
  • si possono caricare solo file XLS (MS Excel® 2003 e precedenti) perché il DCF non supporta file XLSX (MS Excel® 2007 e successivi). I file devono essere salvati in un formato compatibile con MS Excel® 2003.

Per gli organismi che trasmettono dati all'EFSA solo occasionalmente (ad esempio università od operatori del settore alimentare e dei mangimi), è disponibile anche il formato MS Excel® Simplified Reporting Format. Tale formato è strutturato in conformità alle linee guida sull'SSD e ha caratteristiche che supportano l'inserimento manuale dei dati. Per usare correttamente il formato di presentazione senza comprometterne le funzionalità, è necessario attenersi alle seguenti regole:

  1. Leggere attentamente le istruzioni
  2. Scaricare e salvare sul proprio computer il file MS Excel® relativo alla descrizione standard dei campioni (SSD) (non aprire il file prima di salvarlo e non modificare il nome del file)
  3. Scaricare e salvare il file MS Excel® Simplified Reporting Format (non aprire il file prima di salvarlo)
  4. Tenere entrambi i file Excel nella stessa cartella
  5. Aprire entrambi i file Excel e abilitare le macro
  6. Tenere entrambi i file aperti nella stessa istanza di Excel durante la compilazione dei dati
  7. Inviare il file Excel (MS Excel® Simplified Reporting Format) con i dati via email all'indirizzo  data.collection [at] efsa.europa.eu

Campi obbligatori e requisiti specifici

Le linee guida relative all'SSD definiscono una ventina di elementi di dati obbligatori che permettono di ottenere una descrizione univoca del campione.

Tuttavia, per la raccolta di dati su contaminanti specifici possono essere necessarie informazioni più dettagliate che permettano di descrivere il campione e i risultati analitici in modo più esauriente. In questo caso, anche alcuni dei campi facoltativi possono essere considerati obbligatori (ad es. la percentuale di grassi nei dati raccolti sulle diossine) e per alcuni elementi di dati possono essere richieste informazioni più dettagliate (ad es. una descrizione più particolareggiata del prodotto alimentare).

Per raccogliere tutte le informazioni di cui l'EFSA necessita per eseguire l'analisi dei dati e le valutazioni dell'esposizione, è disponibile un elenco di requisiti specifici suddivisi per sostanza chimica; l'elenco può essere scaricato qui sotto. È vivamente consigliabile esaminare tale elenco quando si prepara il file da trasmettere all'EFSA, in modo da non dover successivamente integrare le informazioni inviate.

Sistema di raccolta dei dati

Il Data Collection Framework (DCF) dell'EFSA è un'interfaccia web accessibile con i browser più diffusi che permette di trasmettere i file di dati. Il sistema fornisce un feedback automatico sugli errori di struttura e contenuto e dà conferma dell'avvenuta trasmissione.

L'applicazione richiede un ID utente specifico e una password che possono essere richiesti all'indirizzo data.collection [at] efsa.europa.eu.

La registrazione nell'applicazione del DCF non è necessaria per gli organismi che trasmettono dati all'EFSA solo occasionalmente (ad es. università od operatori dei settori alimentare e dei mangimi), che possono presentare i propri dati in formato MS Excel® Simplified Reporting Format e trasmetterli via email a data.collection [at] efsa.europa.eu.

Per trasmettere i dati tramite il DCF, seguire la procedura seguente:

  1. Accedere al DCF utilizzando il nome utente e la password comunicati dall'EFSA
  2. Selezionare la raccolta dati per la quale si vogliono trasmettere dati scegliendola tra i gruppi seguenti di sostanze chimiche (definiti nel mandato del “Continuous call for data collection” ):
    • OCC_TEST: solo per effettuare test di trasmissione dei dati sulla presenza;
    • OCC_GROUP1: POP (inquinanti organici persistenti) e altri contaminanti organici, ad es. diossine e PCB diossina-simili, PCB non diossina-simili, BFR (ritardanti di fiamma bromurati), PFAS (sostanze perfluoroalchiliche), idrocarburi degli oli minerali, composti organoclorurati;

    • OCC_GROUP2: contaminanti di processo, ad es. esteri 3-MCPD, carbammato di etile, PAH (idrocarburi aromatici policiclici), furano, acrilammide;

    • OCC_GROUP3: tossine, ad es. biotossine marine, micotossine, sostanze tossiche di origine vegetale e altre tossine di origine biologica;

    • OCC_GROUP4: altro, ad es. nitrati, piombo, cadmio, arsenico, mercurio, fluoro, nitriti, ecc. e altre sostanze chimiche che non compaiono nei gruppi sopra riportati

  3. Selezionare il tipo di file (XML o XLS)
  4. Individuare e selezionare il file da caricare (inserimento file)
  5. Trasmettere il file
  6. Verificare l'esito della trasmissione. Verrà inviata anche una "notifica di caricamento " automatica via email con i dettagli della trasmissione
  7. La trasmissione sarà valutata dal personale EFSA, che comunicherà via email se è stata accettata.

Attualmente il sistema controlla solo se sono stati compilati i campi obbligatori e se sono state rispettate le regole di business comuni riportate nelle Guidance on Data Exchange.

Si consiglia vivamente di rispettare i requisiti specifici previsti per ogni sostanza, così da evitare successive richieste riguardanti le eventuali informazioni mancanti.